Information Notice of The Processing

This document describes how our company processes your personal data in cases where it acts as the controller. This notice has been prepared in accordance with the General Data Protection Regulation (i.e. Regulation (EU) No. 2016/679, hereinafter referred to simply as the “Regulation” or “GDPR”).

In this notice, we summarise the basic principles of personal data processing by the controller, as regards the personal data of job applicants who apply in a recruitment process and provide the controller with their identification and contact details and other details contained in their CV or covering letter, or provided during the recruitment process.

PERSONAL DATA CONTROLLER AND ITS CONTACT DETAILS

The personal data controller is TRL Space Systems s.r.o., Company ID No.: 03467112, with its registered office at Bauerova 491/10, 603 00 Brno, Czech Republic, registered in the Commercial Register maintained by the Regional Court in Brno under file no. C 84988 (hereinafter the “controller”).

Registered office address: Bauerova 491/10, 603 00 Brno, Czech Republic

E-mail: gdpr@trlspace.cz

Data box ID: etyqsr3

A data protection officer has not been appointed in our company. For any questions regarding personal data protection, please use the contact details above.

WHAT DATA WE PROCESS

Data that you complete in the form and send to us in attachments, in particular:

• identification and contact details (e.g. name, e-mail, telephone),
• information on the job position and the course of recruitment,
• data contained in the CV/covering letter and any additional documents you provide to us during the recruitment process.

WHY WE PROCESS THE DATA (PURPOSES)

We process your data for the purpose of:

• handling your application and communicating with you,
• assessing the suitability of your application and conducting the recruitment process for a specific position,
• protecting our legal claims (e.g. in dealing with complaints or disputes).

In the event that we propose that you enter into an employment contract or an agreement for work performed outside an employment relationship, we will provide you with further information on the processing of your personal data in a new document.

LEGAL BASIS FOR PROCESSING

• Negotiations on the conclusion of a contract (recruitment and steps prior to entering into an employment contract) – Article 6(1)(b) GDPR.
• Legitimate interest in the protection and defence of legal claims and in the proper conduct of recruitment – Article 6(1)(f) GDPR.
• Consent is used only if we wish to include you in the candidate database also for future positions, or if you send us data that are not necessary for recruitment – Article 6(1)(a) GDPR (such consent may be withdrawn by you at any time).

WHETHER THE PROVISION OF DATA IS MANDATORY

Providing data is voluntary, but without the necessary data we will not be able to assess your application and participation in the recruitment process, nor communicate with you.

WHO WILL HAVE ACCESS TO THE DATA (RECIPIENTS)

Only persons who directly need your data for recruitment have access to it (in particular the HR manager and managers involved in the selection process).

The data may also be processed by our suppliers (e.g. hosting/web provider, e-mail provider, IT administration provider), always on the basis of a contract and in accordance with our instructions.

TRANSFERS OUTSIDE THE EU/EEA

As a rule, we do not transfer personal data outside the EU/EEA. If this were exceptionally to occur (e.g. in relation to certain IT services), we will ensure appropriate protection in accordance with the GDPR (typically standard contractual clauses).

RETENTION PERIOD

• For the recruitment process for a specific position: for the duration of the recruitment and thereafter for no longer than 24 months.
• For the defence of legal claims: for the period necessary to protect our rights (typically until the expiry of the limitation period).
• For the candidate database for future positions (if you give consent): for 24 months or until the withdrawal of consent.

AUTOMATED DECISION-MAKING / PROFILING

We do not carry out automated decision-making or profiling within the meaning of Article 22 GDPR.

INFORMATION ON THE RIGHTS OF DATA SUBJECTS

A natural person has the right, vis-à-vis our company as the personal data controller, to:

• request access to personal data processed by the controller, which means the right to obtain from the controller confirmation as to whether or not personal data concerning him/her are being processed and, where that is the case, the right to access such personal data and the other information set out in Article 15 of the Regulation,
• request rectification of personal data concerning him/her that are being processed, if they are inaccurate (Article 16 of the Regulation). Taking into account the purposes of the processing, in some cases he/she also has the right to request completion of incomplete personal data,
• request erasure of personal data in the cases governed by Article 17 of the Regulation,
• request restriction of processing in the cases governed by Article 18 of the Regulation,
• obtain personal data concerning him/her and
  • which we process on the basis of his/her consent, or
  • which we process for the performance of a contract to which such natural person is a party, or in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract,

in a structured, commonly used and machine-readable format, and he/she has the right to transmit those data to another controller, under the conditions and subject to the limitations set out in Article 20 of the Regulation, and

• has the right to object to processing within the meaning of Article 21 of the Regulation on grounds relating to his/her particular situation.

If we receive such a request, we will inform you of the measures taken without undue delay and in any event within one month of receipt of the request. That period may be extended by two further months where necessary, taking into account the complexity and number of the requests.

In certain cases specified by the Regulation, our company is not obliged to comply with the request in full or in part. This will apply in particular where the request is manifestly unfounded or excessive, in particular because it is repetitive. In such cases, we may charge a reasonable fee taking into account the administrative costs of providing the requested information or communication or taking the requested action, or we may refuse to act on the request.

If we receive the above request but have reasonable doubts concerning the identity of the applicant, we may ask him/her to provide additional information necessary to confirm his/her identity.

We will retain information about the fact that a data subject has exercised his/her rights with us and how we handled the request for an appropriate period of time (usually 3 to 4 years) for the purpose of evidencing this fact, for statistical purposes, improving our services and protecting our rights.

COMPLAINT TO THE SUPERVISORY AUTHORITY

If the data subject believes that our company is processing his/her personal data unlawfully or is otherwise infringing his/her rights, he/she has the right to lodge a complaint with the supervisory authority – the Office for Personal Data Protection (https://uoou.gov.cz), Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7, Czech Republic, or has the right to seek judicial protection.

CZ:

POUČENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO UCHAZEČE O ZAMĚSTNÁNÍ

Tento dokument popisuje, jak naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje v případech, kdy je jejich správcem. Poučení je připraveno v návaznosti na Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (tedy nařízení EU č. 2016/679, dále jej budeme nazývat jen „Nařízení“ nebo „GDPR“).

V tomto poučení shrnujeme základní zásady zpracování osobních údajů ze strany správce, pokud se jedná o osobní údaje uchazečů o zaměstnání, kteří se přihlásí do výběrového řízení a předají správci své identifikační a kontaktní údaje a další údaje uvedené v životopisu nebo motivačním dopisu nebo v průběhu výběrového řízení.

SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ A JEHO KONTAKTNÍ ÚDAJE

Správcem osobních údajů je společnost TRL Space Systems s.r.o., IČO: 03467112, se sídlem Bauerova 491/10, 603 00 Brno, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. C 84988 (dále jen „správce“).

Adresa sídla: Bauerova 491/10, 603 00 Brno, Česká republika

E-mail: gdpr@trlspace.cz

ID datové schránky: etyqsr3

Pověřenec pro ochranu osobních údajů v naší společnosti není jmenován. Pro veškeré otázky k ochraně osobních údajů použijte výše uvedené kontakty.

JAKÉ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME

Údaje, které nám vyplníte ve formuláři a které nám pošlete v přílohách, zejména:

• identifikační a kontaktní údaje (např. jméno, e-mail, telefon),
• údaje o pracovní pozici a průběhu náboru,
• údaje uvedené v životopisu/motivačním dopisu a případné další podklady, které nám poskytnete v průběhu výběrového řízení.

PROČ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME (ÚČELY)

Vaše údaje zpracováváme za účelem:

• vyřízení vaší žádosti a komunikace s vámi,
• posouzení vhodnosti kandidatury a realizace výběrového řízení na konkrétní pozici,
• ochrany našich právních nároků (např. při řešení stížností nebo sporů).

V případě, že vám navrhneme uzavření pracovní smlouvy nebo dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, poskytneme vám další informace o zpracování vašich osobních údajů v novém dokumentu.

PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁNÍ

• Jednání o uzavření smlouvy (nábor a kroky před uzavřením pracovní smlouvy) – čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
• Oprávněný zájem na ochraně a obraně právních nároků a na řádném vedení náboru – čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
• Souhlas použijeme jen v případě, že vás chceme zařadit do databáze kandidátů i pro budoucí pozice nebo pokud nám pošlete údaje, které nejsou pro nábor potřebné – čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR (takový souhlas pak můžete kdykoli odvolat).

ZDA JE POSKYTNUTÍ ÚDAJŮ POVINNÉ

Poskytnutí údajů je dobrovolné, ale bez nezbytných údajů nebudeme moci vaši přihlášku a účast ve výběrovém řízení posoudit a komunikovat s vámi.

KDO BUDE MÍT K ÚDAJŮM PŘÍSTUP (PŘÍJEMCI)

K vašim údajům mají přístup pouze osoby, které je přímo potřebují pro nábor (zejména HR manager a manažeři zapojení do výběru).

Údaje mohou zpracovávat také naši dodavatelé (např. poskytovatel hostingu/webu, e-mailu, IT správy), vždy na základě smlouvy a podle našich pokynů.

PŘEDÁVÁNÍ MIMO EU/EHP

Osobní údaje standardně nepředáváme mimo EU/EHP. Pokud by k tomu výjimečně došlo (např. u některých IT služeb), zajistíme odpovídající ochranu podle GDPR (zpravidla standardní smluvní doložky).

DOBA UCHOVÁNÍ

• Pro výběrové řízení na konkrétní pozici: po dobu trvání náboru a poté nejdéle 24 měsíců.
• Pro obranu právních nároků: po dobu nezbytnou k ochraně našich práv (typicky do uplynutí promlčecí doby).
• Pro databázi kandidátů na budoucí pozice (pokud k tomu dáte souhlas): po dobu 24 měsíců nebo do odvolání souhlasu.

AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVÁNÍ / PROFILOVÁNÍ

Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

POUČENÍ O PRÁVECH SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Fyzická osoba má právo u naší společnosti jakožto správce osobních údajů:

• požadovat přístup k osobním údajům, které správce zpracovává, čímž se rozumí právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se jí týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím uvedeným v čl. 15 Nařízení,
• požadovat opravu osobních údajů, které jsou o ní zpracovávány, pokud jsou nepřesné (čl. 16 Nařízení). S přihlédnutím k účelům zpracování má v některých případech právo požadovat také doplnění neúplných osobních údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 17 Nařízení,
• požadovat omezení zpracování údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 18 Nařízení,
• získat osobní údaje, které se jí týkají a
  • které zpracováváme s jejím souhlasem, nebo
  • které zpracováváme pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je taková fyzická osoba, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na její žádost,

ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přičemž má právo předat tyto údaje jinému správci, a to za podmínek a s omezeními uvedenými v čl. 20 Nařízení a

• má právo vznést námitku proti zpracování ve smyslu čl. 21 Nařízení z důvodů týkajících se její konkrétní situace.

Pokud obdržíme takovou žádost, budeme vás informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce.

Naše společnost není v určitých případech stanovených Nařízením povinna zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že se opakuje. V takových případech můžeme uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, nebo odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme výše uvedenou žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme jej požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení jeho totožnosti.

Informace o tom, že u nás subjekt údajů uplatnil svoje práva a jak jsme jeho žádost vyřídili, si po přiměřenou dobu (obvykle 3 až 4 let) uložíme za účelem dokladování této skutečnosti, pro statistické účely, zlepšování našich služeb a ochrany našich práv.

STÍŽNOST U DOZOROVÉHO ÚŘADU

V případě, kdy se subjekt údajů domnívá, že naše společnost zpracovává jeho osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje jeho práva, má právo podat stížnost u dozorového úřadu – Úřadu pro ochranu osobních údajů (https://uoou.gov.cz), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika, či má právo požádat o soudní ochranu.